Hva er et POS system?
Et POS system kan defineres som et kassasystem, og forkortelsen «POS» står for «Point of sale», altså «salgspunkt». Kort forklart er dette det systemet virksomheter benytter seg av når de skal prosessere transaksjoner i forbindelse med salg.
Dagens POS-systemer utgjør en ganske stor kontrast til det store og ofte upraktiske kassaapparatet som var vanlig tidligere. Her måtte man gjerne bokføre alle transaksjoner manuelt i et eget regnskapshefte. Med et POS system er mange av prosessene automatisert.
Hvorfor trenger bedrifter et velfungerende POS system?
Enhver virksomhet som selger varer og/eller tjenester til kunder, er avhengig av å kunne tilby velfungerende betalingsmuligheter. Med et POS-system kan bedriften din behandle alt fra betalinger til bokføring på en oversiktlig og enkel måte.
Et POS system åpner for effektiv kommunikasjon mellom bedriftens ulike systemer og enheter.
Om du driver et spisested, kan det for eksempel være nyttig om bestillingen som tas imot i kassen blir videresendt til kokken på kjøkkenet. Samtidig kan bedriften sin administrative avdeling motta informasjon om salget, og det kan bokføres.
Når alle bedriftens viktigste systemer kommuniserer og synkroniseres på denne måten, blir det mindre behov for manuelt arbeid av de ansatte. Arbeidshverdagen kan kort og godt bli litt enklere, og faren for menneskelige feil reduseres betraktelig.
Hva består et POS system av?
Det er ingen klar definisjon av hva et POS skal bestå av, og dette kan variere fra løsning til løsning. Det vil imidlertid være enkelte bestanddeler som er vanlige å inkludere. Her er noen av dem:
- Betalingsterminal
- Strekkodeskanner
- Kvitteringsskriver
- Enhet med nettilkobling for app og skyteknologi (f.eks. mobil, desktop, laptop eller nettbrett)
Hva slags deler POS systemet bør inkludere, avhenger helt av virksomhetens spesifikke behov. En nettbutikk vil for eksempel ofte ha andre krav enn en fysisk butikk. Førstnevnte vil ikke nødvendigvis ha behov for en kvitteringsskriver, slik tradisjonelle butikker vanligvis har.
Hvilke regler gjelder for POS i Norge?
I Norge har vi egne forskrifter og lover som regulerer kassasystemer og bokføring, og her stilles det klare krav til de som leverer og produserer POS-systemer. I dag er det kun tillatt å ta i bruk kassasystemer som er laget i henhold til disse kravene.
Om man er bokføringspliktig og ikke benytter seg av et godkjent kassasystem, kan dette medføre overtredelsesgebyrer. Grunnen til at reglene og forskriftene finnes, er å redusere faren for økonomisk kriminalitet, som skatteunndragelse eller manipulering av kassasystem.
Det stilles blant annet tekniske krav til POS-systemer. Vi kan for eksempel nevne at et POS-system skal kunne vise til følgende:
- Mulighet for å registrere forskjellige ansatte
- Mulighet for å registrere pengebeholdning på begynnelsen og slutten av dagen
- Enheten skal kunne stilles etter norsk tidssone
- Mulighet for å registrere ulike betalingsmidler
- Mulighet for å lage rapporter og kvitteringer
Hvordan velge riktig POS system for din bedrift?
Når du skal skaffe et POS system til bedriften din, er det viktig å vite hvilke faktorer du bør vektlegge mest. Hva som passer best for den enkelte bedrift, vil naturlig nok kunne være veldig individuelt.
Vi skal her se nærmere på noen av de mest sentrale tingene å tenke over ved valg av POS.
Bankterminal og kassasystem i ett
Mange bedrifter har behov for både bankterminal og kassasystem. Da kan det lønne seg å velge en løsning som inkluderer begge deler.
De beste kassasystemene på markedet kan gi deg i både pose og sekk. Et eksempel er vårt eget kassasystem, der du kan få inkludert både kortterminal og et moderne kassasystem i samme løsning.
Automatisk bokføring
Manuell bokføring kan være tidkrevende og tungvint, og øker også faren for at feil oppstår. Av den grunn kan et kassasystem med automatisk bokføring være en skikkelig «game changer» for mange bedrifter.
Med en gang et salg utføres og registreres, vil det automatisk bokføres direkte i regnskapssystemet. Slik kan de ansatte spare både penger og tid.
Trenger du et mobilt POS system?
Mange bedrifter kan dra nytte av et mobilt POS system som er enkelt å ta med seg. Om du for eksempel driver en restaurant, kan det være praktisk å kunne ta betalingsterminalen med til bordet der gjestene sitter.
Et mobilt POS vil også være gunstig for pizzabud, matboder og andre som har behov for fleksible og pålitelige løsninger.
Betalingsmetoder
Når du skal velge et POS system for bedriften din, kan det også være lurt å tenke over hva slags betalingsløsninger du ønsker å tilby. For mange vil det for eksempel være ønskelig å kunne ta imot betalinger både gjennom kort, Vipps og delbetaling på faktura.
Det er også greit å sjekke hvorvidt betalingsterminalen godkjenner kontaktløs betaling. Da kan kunden betale uten å måtte taste inn kode, og pengene havner rett på bedriftens konto. Enkelt og greit – for begge parter!
Oppfyller POS systemet alle krav?
Når du skal kjøpe et POS system er det også viktig å sjekke at det oppfyller alle krav i bokføringsloven og kassasystemloven.
Husk at du kan risikere sure bøter dersom du kjøper et system som ikke er godkjent. Hos Skatteetaten.no kan du sjekke om kassasystemet du vurderer er godkjent.
Bestill et godkjent kassasystem fra Tidypay
Tidypay har brukervennlige kassasystemer som er designet for å gjøre både regnskap og betalinger enklere å håndtere. Løsningen inkluderer kortterminal og kassasystem i ett, og er en mobil og praktisk løsning som passer for alle bedrifter.
Vår løsning kan enkelt integreres med regnskapssystemet du allerede bruker, slik at alle betalinger bokføres på et blunk. Den godkjente løsningen tillater dessuten en rekke populære betalingsmetoder, som Vipps, kort og delbetaling.
Kontakt oss for en uforpliktende og hyggelig prat om ditt neste POS system.